ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ БАЗ ДАНИХ. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ

Інформаційні системи

При вивченні процесів інформаційного забезпечення менеджменту доводиться зустрічатися з такими термінами: «система», «структура системи», «елементи системи», «системний підхід», «об’єкт управління», «інформаційні системи», «інформаційне забезпечення» тощо.

Практика свідчить, що лише системна обробка одноразово зібраної вірогідної первинної інформації, яка характеризує передовсім виробничо-господарські та інші процеси і явища на об’єкті управління, разом з іншими видами інформації при вирішенні всього комплексу проблем дає відчутний виграш.

Термін «система» (system) використовується в широкому плані і тлумачиться по-різному. Найпоширеніше тлумачення цього терміна таке: під системою розуміють єдність, що складається з численних взаємопов’язаних і (в ряді випадків) взаємозалежних частин (елементів), кожна з яких додає дещо конкретне до унікальних характеристик цілого. Тобто йдеться про систему як сукупність окремих частин, що становить єдине ціле, спрямоване на досягнення однієї мети. При цьому кількість елементів, що утворюють систему, та зв’язків між ними не уточнюється, оскільки таке уточнення може призвести до суперечки, подібної тій, яку вели стародавні філософи: скільки складених разом каме­нів становлять купу.

Вилучення якоїсь частини системи інколи порушує властивості її цілісності, тобто єдності, а згадана мета, характерна для всієї сукупності складових частин системи, не завжди може бути досягнена.

Структура системи визначається розміщенням і взаємо­зв’язками її елементів або частин при виконанні їхніх функцій. Звичайно, згадана структура залежить від величини системи та її складності. Величина системи характеризується не лише кількістю її елементів, а й зв’язками між ними. Щодо складності, то вона визначається різноманітністю, неоднорідністю властивостей елементів та різною якістю зв’язків між ними (прямі, зворотні, нейтральні тощо).

При дослідженні соціально-економічної чи організаційної системи важливо встановити загальні зв’язки між її елементами. Науковою основою для раціонального або ефективного управління тією чи іншою системою є системний підхід.

Системний підхід — це сукупність методологічних принципів і положень, що дають змогу всебічно розглядати систему як одне ціле з узгодженим функціонуванням усіх її елементів.

Системний підхід до створення інформаційної системи — це комплексне вивчення об’єкта управління як одного цілого з розумінням частин його як цілеспрямованих підсистем і вивчення цих підсистем та взаємовідносин між ними. В цьому разі об’єкт управління розглядається як сукупність взаємопов’язаних елементів однієї складової динамічної системи, що перебуває в стані постійних змін під впливом багатьох внутрішніх і зовнішніх факторів (змінностей), пов’язаних процесами перетворення вхідного набору ресурсів в інші вихідні ресурси.

Складові елементи системи, наприклад, об’єкта управління називаються іноді підсистемами. Ці підсистеми в ряді випадків відіграють роль самостійних систем нижчого рівня. Такий підхід передбачає:

· вивчення кожного елемента підсистеми в його взаємозв’язку і взаємодії з іншими елементами підсистеми;

· дає змогу спостерігати зміни, що відбуваються в системі як результат зміни її основних елементів підсистем;

· виявляти специфічні системні властивості, робити об­ґрунтовані припущення щодо закономірностей розвитку системи та визначати оптимальний режим її функціонування.

При цьому менеджер, який приймає управлінські рішення, має аналізувати взаємозв’язки частин об’єкта управління (його внутрішні змінності), об’єкта управління в цілому і зовнішнього щодо нього середовища (зовнішні змінності), а також пам’ятати, що кожне його рішення так чи так впливає на всі аспекти об’єкта управління. За цих умов набуває чинності ситуаційний підхід (contіngency approach), тобто концепція, яка стверджує, що оптимальне рішення є функція факторів середовища в самому об’єкті управління (внутрішні змінності) і навколишнього середовища (зовнішні змінності). Тобто йдеться про конкретні прийоми та концепції з визначеними конкретними ситуаціями для досягнення мети (з урахуванням усіх факторів) з найбільшим виграшем.

Системному підходу притаманні такі основні принципи:

· кінцевої мети — абсолютний пріоритет кінцевої (глобальної) мети;

· єдності — розгляд системи як цілого, так і сукупності елементів;

· зв’язності — розгляд будь-якої частини разом з її зв’язками з оточенням;

· модульної побудови — корисно виділяти модулі в системі та розглядати її як сукупність модулів;

· ієрархії — корисно вводити ієрархію елементів і (чи) їх ранжування;

· функціональності — спільний розгляд структури та функцій з пріоритетом функцій над структурою;

· розвитку — врахування змін системи, її здатність до розвитку, розширення, зміни елементів, накопичення інформації;

· децентралізації — поєднання рішень, які приймаються, та керування централізацією і децентралізацією;

· невизначеності — врахування невизначеностей та випадковостей у системі.

Системний підхід часом називають комплексним, що є не зовсім правильно. Його характерними ознаками є:

· одночасне розроблення великої кількості задач;

· максимальна типізація та стандартизація рішень, що приймаються;

· багатоаспектне уявлення про структуру інформаційної системи як про систему, що складається з кількох груп компонентів, та відносна автономна їх розробка;

· ключова роль баз даних;

· локальне впровадження та збільшення функціональних задач.

У методологічному відношенні системний підхід базується на ідеях цілісності, цілеспрямованості, організованості об’єктів управління, їхній внутрішній активності та динамізмі.

В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об’єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління. Ця інформація дискретна й переважно збирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронної обчислювальної техніки. Отож з цих позицій і розглядатимемо інформаційні системи.

Інформаційна система — це сукупність різноманітних взаємопов’язаних або взаємозалежних усебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

Для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи різними користувачами створюється інформаційне забезпечення.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення і форм існування інформації, яка використовується в інформаційній системі під час її функціонування на об’єкті управління (ГОСТ 34.003-90. «АС. Термины и определения»).

Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 «Автоматизированные системы управления. Общие требования») такі:

· інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;

· для кодування інформації, що використовується як на об’єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;

· інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем, з якими воно взаємодіє;

· форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;

· сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;

· інші вимоги.

Загальноприйнятої класифікації інформаційних систем поки що не існує. Проте їх можна класифікувати за різними ознаками:

· за рівнем або сферою діяльності — державні; територіальні або регіональні; міжгалузеві; галузеві або відомчі; об’єднань, фірм, підприємств або установ; технологічних процесів тощо;

· за рівнем автоматизації процесів управління — автоматизованого збирання й обробки інформації; інформаційно-пошукові; інформаційно-довідкові; об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (керівників і фахівців); системи забезпечення прийняття рішень або підтримки прийняття рішень; інтелектуальні системи;

· за ступенем централізації обробки інформації — централізовані, децентралізовані та змішані інформаційні системи, інформаційні системи колективного використання;

· за ступенем інтеграції функцій — багаторівневі з інтеграцією за рівнями управління (підприємство — об’єднання, об’єднан­ня — галузь і т.ін.), багаторівневі з інтеграцією за рівнями планування; однорівневі інформаційні системи.

Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління, та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об’єкта — це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.

Щоб на об’єкті управління функціонувала система об’єктив­ного інформаційного забезпечення менеджменту, розробляється механізм або інструмент об’єктивного інформування менеджерів, складовими якого є методика, спеціальна інформація та спеціальне програмне забезпечення.

З цих позицій і розглядатимемо інформаційну систему, яка має назву об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.