СУТНІСТЬ БЕЗПАПЕРОВОЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ТЕХНОЛОГІЇ

Сутність безпаперової інформаційної технології

Як встановлено, в системі автоматизованого збирання й обробки інформації важливу роль виконує безпаперова інформаційна технологія.

Безпаперова інформаційна технологія — це така технологія автоматизованого збирання та обробки, зберігання й видачі інформації, при якій можна своєчасно (у ритмі виробництва) і в повному обсязі (в інформаційному плані) забезпечувати (тобто інформувати) єдиною вірогідною та об’єктивно необхідною, зібра­ною з одного джерела інформацією всіх користувачів (від робітника до директора) з видаванням її на екрані ПЕОМ, тобто без паперу. При цьому така вірогідна інформація може використовуватися не лише менеджерами при виробленні та прийнятті управлінських рішень, а й фахівцями для бухгалтерського обліку, складання зведеної бухгалтерської та статистичної звітності, аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності і т. ін.

Передумовою організації безпаперової інформаційної технології для збирання первинної інформації в ритмі виробництва й забезпечення релевантною інформацією користувачів у такому ж ритмі є наявність комплексів АРМ (технічних працівників, фахівців і менеджерів усіх рівнів), які об’єднанні мережею, а також відповідного програмного забезпечення. Інформаційну базу в цьому разі складає розподілена база даних з централізованою ПЕОМ (сервер), у якій містяться, крім основних, масиви бібліотеки описаних форм первинних (BIBFORP) і вихідних (BIBFORV) документів, типових листів-заготовок текстів (BIBTEX), а також регламентуючої інформації (REGLAMI).

Створення раціональних технологічних процесів у цих умовах сприятиме ефективному функціонуванню системи в цілому. Крім того, важливе значення має психологічна, теоретична та практична підготовка користувачів, які діятимуть в умовах функціонування безпаперової технології. Це — і подолання психологічного бар’єра користувачів, уміння користуватися ПЕОМ як АРМ і одержаною на екрані вихідною інформацією, а також вести діалог з ПЕОМ, консультантами тощо.

Зазначимо також, що безпаперова технологія може успішно діяти лише за наявності правової основи на такі процеси в обліку, звітності й управлінні в цілому.

Застосування безпаперової технології стало можливим завдяки тому, що, з одного боку, з’явилися високоефективні ПЕОМ (які використовуються як АРМ користувачів), об’єднані в локальні мережі, а з іншого — було створено розподілені бази даних. Крім того, наближення зазначених технічних засобів до місць, де виникає та використовується масова інформація, створює умови, за яких можна лише один раз зафіксовувати на машинному носії вірогідну первинну інформацію негайно після того, як виконана та чи та виробнича або господарська операція, а потім завдяки запису цієї інформації в розподілену базу даних усі користувачі можуть за потребою оперувати нею (разом з нормативно-плановою, довідковою та іншою умовно-постійною інформацією, занесеною завчасно до бази даних) як єдиною.

Збирання та надавання інформації при безпаперовій технології, в основу якої покладено діалог, — це не що інше як обмін показниками чи відомостями між користувачем і ПЕОМ, який не потребує значних інтелектуальних зусиль користувача, оскільки забезпечується, з одного боку, механізмом «меню» (підказкою), яка виводиться на екран, а з іншого — використанням загальної і функціональної клавіатури ПЕОМ, непроцедурних мов високого рівня, наявністю систем, які навчають або допомагають користувачам тощо.

З огляду на поширену практику обов’язкового документування первинної інформації при безпаперовій технології передбачається також і паралельне формування первинного документа на папері. Замість нього може бути складений накопичувальний документ за певний період часу, наприклад, щоденна документо-
грама — опис введених для обробки облікових даних з підрахунком необхідних контрольних чисел та відповідними підписами. Цей накопичувальний документ буде юридичним підтвердженням операцій, виконаних при виробничій, господарській та іншій діяльності на цьому об’єкті. Формування цього документа й відповідних показників, а також їх ввід у ПЕОМ і оперативний контроль відбуваються спільно.

Зауважимо, що контроль за правильністю вводу інформації в ПЕОМ виконує зоровим методом сам користувач на екрані ПЕОМ у режимі активного діалогу, а також за допомогою різних видів заздалегідь передбаченого програмного контролю:

· на діапазон змін окремих реквізитів;

· відповідність реквізитів, які зберігаються в пам’яті ПЕОМ, введеним довідковим даним;

· допустимість символів, структури записів, які вводяться, і їх взаємна логічна відповідність;

· допустимість кореспонденції рахунків і т.ін.

Контроль вірогідності при передачі інформації з тих місць, де вона виникла і введена в ПЕОМ, до іншої ПЕОМ або ПЕОМ вищого рівня відбувається, як правило, за методом повторного передавання та автоматичного зчитування даних у пам’яті ПЕОМ. Можливе застосування й інших відомих способів контролю.

Формування в такий спосіб записів облікової інформації у ритмі виробництва практично забезпечує постійну так звану балансову готовність. Це означає, що одночасно з вводом (і контролем) даних у ПЕОМ про ту чи ту операцію, яку вже виконано, можна, по-перше, відобразити ці дані (в необхідних групуваннях і в закінченому вигляді) як на екранах ПЕОМ різних користувачів, так і в документограмі, а по-друге, збалансувати чи порівняти прибутково-видаткові, дебетово-кредитові та інші виробничо-господар­ські операції, виконувані на об’єкті управління.

Безпаперовий спосіб ведення накопичувальних даних повністю забезпечує надійне зберігання інформації протягом тривалого часу завдяки розробленим методам захисту інформації в базі даних від несанкціонованого чи випадкового доступу до неї з метою змінити або зруйнувати відповідні дані.

Викладена методика збирання, обробки та зберігання інформації при безпаперовій технології дає змогу:

· водночас фіксувати дані про ту чи іншу виконану операцію, а також здійснювати (разом з контрольною) облікову функцію з реєстрацією (документуванням), і тим самим складати відповідну інформаційну базу, що сприяє істотному зменшенню кількості інформаційних кроків;

· значно піднести оперативність одноразового збирання вірогідної первинної інформації, а також обробки, зберігання й використання її не лише для бухгалтерського обліку, статистики та складання зведеної звітності (як це відбувається на практиці), а й для аналізу, вироблення та прийняття оперативних управлінських рішень;

· значно зменшувати паперові потоки документів за рахунок поєднання операцій фіксування та вводу даних у пам’ять ПЕОМ і видавання результатів обробки на екран;

· знижувати трудомісткість обліку та складання звітності;

· поєднувати працю оператора ПЕОМ і фахівця, тим самим істотно підвищуючи продуктивність його праці;

· поліпшувати якість, посилювати контрольні та аналітичні функції обліку, підвищувати вірогідність і надійність єдиної інформації, яку використовують усі користувачі;

· об’єднувати на практиці три види обліку (бухгалтерський, статистичний і оперативно-технічний) у єдиний господарський облік на базі ПЕОМ та інформаційної техніки. Цей облік потребує акуратності й організованості, культури й сумлінності, високої кваліфікації фахівця, а також високого порядку в зберіганні інформації, яка є на машинних носіях і т. ін.

Основу безпаперової інформаційної технології, у якій застосовуються ПЕОМ, становлять розподілені бази даних, системи обчислювальної та інформаційної техніки з мережами, відповідне програмне забезпечення, надійні комунікації, безпаперове (тобто екранне або на технічних носіях) надавання обробленої інформації користувачам. Користувачеві, який не є програмістом, надана змога прямого спілкування з ПЕОМ за допомогою діалогового режиму. Програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи, бази знань тощо), якими забезпечується ПЕОМ, створюють зручність у роботі, дозволяють автоматизувати процес змінювання форми і місцезнаходження інформації. Сучасні методи індивідуального використання ПЕОМ не сприяють зростанню інформаційної продуктивності, проте дають змогу фахівцеві підвищи­ти продуктивність праці завдяки збільшенню обсягів робіт, що їх він виконує індивідуально.

Тож безпаперова інформаційна технологія є не що інше, як сукупність автоматизованих процесів руху (каналами зв’язку) та обробки інформації тієї чи іншої предметної області (або їх сукупності), що видається користувачеві на екран ПЕОМ. Для такої технології характерні:

· праця користувача на ПЕОМ у режимі маніпулювання (непрограмування) даними. Користувач діє через засоби вводу — клавіатуру, мишу, сканер — і бачить через засоби виводу — екран і принтер, але не знає, як відбуваються ці процеси;

· прохідна (наскрізна) інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення й захисту інформації;

· безпаперовий процес збирання первинної інформації, а також наступна обробка цієї інформації, при якому на папері фіксується (за потребою) лише остаточний варіант розрахунків у вигляді документа, а проміжні версії та необхідні дані записані на машинні носії і доводяться до відома користувача через екран ПЕОМ;

· інтерактивний (діалоговий) режим розв’язування задачі (одер­жання необхідних показників) з широкими можливостями для користувача;

· можливість колективного виконання документів на основі об’єднаної каналами зв’язку групи ПЕОМ, які працюють в одному й тому самому режимі;

· можливість адаптивної перебудови форм і способу подання інформації у процесі розв’язування задачі або при віднаходженні потрібних показників.

Перевага зазначеного способу організації збору й обробки та передачі даних їх користувачам різних рівнів за безпаперовою інформаційною технологією порівняно з традиційним полягає ось у чому:

· вірогідна інформація про виробничо-господарські та інші процеси і явища надходить до ПЕОМ (АРМ) як у ритмі виробництва (масова інформація), так і традиційними способами (немасові документи) і таким чином відображає в базі (базах) даних стан об’єкта управління чи окремої предметної області (відповідну інформаційну модель) на кожен даний момент і за будь-який проміжок часу;

· користувачі різних рівнів мають змогу одержувати вірогідну та об’єктивно необхідну для управління й інших цілей інформацію не лише в оперативному порядку згідно з регламентом, а й за запитом;

· інформація, що одноразово збирається в ритмі виробництва й надходить до єдиної бази (баз) даних, є єдиною (оскільки формується одноразово і з єдиних джерел) для всіх користувачів, які використовують її для виконання своїх посадових обов’язків. У такому разі реальним є те, що замість трьох видів обліку може бути застосований лише один — господарський;

· відсутні (в принципі) паперові носії даних, які призначені для користувачів різних рівнів, оскільки потрібні кожному користувачеві дані цільовим порядком надходять на екран ПЕОМ, установлений на його робочому місці;

· на екран ПЕОМ надходить лише така інформація, яка об’єк­тивно потрібна для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення, і здебільшого — у вигляді відхилень, тоді як на паперові носії, що складаються традиційним способом, звичайно заносять усі показники, що повністю чи частково характеризують процеси й операції, які відбуваються на об’єкті управління;

· при складанні зведеної звітності дані друкуються не лише на паперовий носій, а й записуються на машинний носій, який потім передається за призначенням до зовнішньої організації вищого рівня. Наявність каналів зв’язку дає змогу записану на машинному носії інформацію передавати до цих організацій автоматично.

Безпаперова інформаційна технологія може бути впроваджена на об’єкті управління, як показує практика, двома способами:

· у локальні інформаційні структури, що ґрунтуються на адаптації нової інформаційної технології до діючої організаційної структури;

· докорінним удосконаленням діючої організаційної структури управління.

Перший спосіб упровадження безпаперової інформаційної технології приводить до локального вдосконалення методів збирання та обробки інформації, які застосовуються на об’єкті управління, і не змінює діючої організаційної структури управління. Оскільки комунікації розвинуті недостатньо, то раціоналізуються лише методи збору та обробки інформації на робочих місцях фахівців шляхом організації окремих автоматизованих робочих місць. У такому разі іноді відбувається розподіл обов’язків між оператором ПЕОМ (технічним працівником) і фахівцем. При цьому поєднуються операції зі збирання з операцією обробки первинної (іноді разом з умовно-постійною) інформації, а в ряді випадків — з функцією підготовки та прийняття управлінських рішень.

На деяких підприємствах і в організаціях упроваджене в такий спосіб автоматизоване збирання та обробка фактичної інформації, яка використовується для бухгалтерського обліку, призводить до того, що ПЕОМ виконує функції АРМ фахівця.

Розробляється (у взаємозв’язку з обліком) і система автоматизованої обробки нормативно-планової інформації при єдиній базі даних, використовуючи яку можна організувати й систему об’є­ктивного інформаційного забезпечення менеджменту на підприємствах, які мають різне галузеве підпорядкування і належать до різних форм власності.

За другим способом упровадження безпаперової інформаційної технології вдосконалюється організаційна структура управління таким чином, щоб ця технологія забезпечила якнайбільшу ефективність управлінню виробництвом. У такому разі відбувається розвиток комунікацій і розробляються нові інформаційні та організаційні взаємозв’язки, створюються комплекси взаємопо­в’язаних АРМ менеджерів і фахівців різних рівнів, упроваджуються розподілені бази даних. За такого способу продуктивність організаційної структури управління зростає за рахунок раціонального розподілу обробки інформації; знижуються обсяги інформаційних потоків каналами зв’язку, оброблена інформація наближається до користувачів різних рівнів, відбувається збирання й обробка первинної інформації в ритмі виробництва, причому ця інформація передається відповідним користувачам у такому самому ритмі.

Отже, перший спосіб упровадження цієї інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну структуру управління. При цьому ступінь ризику від упровадження цієї технології зводиться до мінімуму, оскільки відповідні витрати незначні, а організаційна структура лишається без змін. Другий спосіб спрямований на принципове змінювання організаційної структури управ­ління в напрямку її вдосконалення. Проте при обох способах принципово змінюються методи використання обчислювальної та інформаційної техніки: замість централізованого впроваджується децентралізований збір, первинна обробка й зберігання інформації, тобто ці процеси наближаються насамперед до місць, де виникає і використовується масова первинна інформація. На практиці і в літературі ці методи використання дістали назву розподілених баз даних та обчислювальних систем, у яких поряд з централізованою обробкою інформації на великих і середніх ЕОМ застосовується децентралізована, тобто розосереджена (розподілена) обробка інформації з використанням ПЕОМ.

Тож безпаперова інформаційна технологія може бути вельми ефективною, якщо вона застосовується в системі автоматизованого збирання й обробки інформації, в якій передовсім інформація про типові і масові процеси та операції автоматизовано збирається в ритмі виробництва. В цьому разі така система складає основну передумову організації об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.